VTV Runderweg

 

Ledenvergadering VTV Runderweg 22 februari 2019


Aan de hand van de getekende presentielijst kan worden vastgesteld dat:

Aanwezig zijn: 30 leden inclusief het bestuur.
Afwezig zijn: 62 leden waarvan 7 met bericht.

1.      Opening

Waarnemend voorzitter de heer O.R. Punwasi opent om 19.30 uur de vergadering en heet allen welkom bij de 47e Algemene ledenvergadering van de vereniging. Wegens gezondheidsredenen is de voorzitter van de vereniging, de heer G. van Barneveld, in oktober 2018 afgetreden. Deze functie is sedertdien waargenomen door de heer O.R. Punwasi. Dit is de reden dat hij deze vergadering dan ook voorzit.

Waarnemend voorzitter meldt dat wegens gezondheidsredenen de secretaris, de heer J. Berkers, niet aanwezig is. Gevraagd is wie zich beschikbaar zou willen stellen deze vergadering te willen notuleren en het verslag hiervan te willen verzorgen. Mevrouw S. van der Kaaij, de door het bestuur beoogde nieuwe secretaris, stelt zich beschikbaar en de aanwezige leden stemmen in met de benoeming van haar als secretaris voor deze Algemene Ledenvergadering. Waarnemend voorzitter bedankt mevrouw Sanne van der Kaaij voor haar bereidwilligheid deze vergadering te notuleren en het verslag te willen verzorgen.

Aan de afgetreden voorzitter is veel dank geuit door waarnemend voorzitter voor alle inzet de afgelopen jaren en na de vergadering zijn bloemen en een attentie overhandigd. Tijdens de opening gaat enkele malen een telefoon af. Vriendelijk is verzocht alle telefoons op stilstand te zetten.


2. Vaststelling definitieve agenda

Er zijn schriftelijke reacties binnengekomen van de heren van Loon, Schuitema, Vreeke en nog eens een gezamenlijke reactie van 12 leden inzake voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement. De reacties zijn voorgelezen, echter zijn deze buiten de gestelde termijn binnengekomen. Voorstel is deze punten separaat van het voorgestelde huishoudelijk reglement te agenderen en tijdens deze vergadering als bespreekpunt te behandelen en het overige van het voorstel als hamerstuk af te handelen.  

Tijdens dit agendapunt reageren enkele leden mondeling waarbij twijfels worden uitgesproken over de wijze waarop dit nieuwe huishoudelijke reglement wordt doorgevoerd, waarop in goed overleg door het bestuur en leden besloten wordt de invoering van het huishoudelijke reglement uit te stellen tot juni 2019.

In aanloop naar de invoering hiervan in juni 2019 wordt besloten een commissie te benoemen, bestaande uit vier leden en een bestuurslid die het door het bestuur voorgestelde nieuwe huishoudelijk reglement kritisch gaat bekijken en waar nodig aanpassen.

Deze commissie zal met een definitief voorstel voor een nieuwe Huishoudelijke Reglement komen die aan de leden zal worden voorgelegd en in de maand juni 2019 zal het bestuur een buitengewone ledenvergadering bijeenroepen om het nieuwe Huishoudelijke Reglement te bespreken en vast te stellen.

Voor deze commissie hebben zich beschikbaar gesteld de heren C. van Loon, P. Greven, A. Lyclama à Nijeholt en J. Dekker namens de leden en O. Punwasi namens het bestuur.

De ALV stemt in met de benoeming van voornoemde leden in deze commissie en het toebedeelde mandaat aan de commissie en besluit punt 10 van de agenda, voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement, te laten vervallen.

Verder stelt waarnemend voorzitter voor, om voor de juiste gang van zaken, de volgorde van de agendapunten 13, 14 en 15 te wijzigen zodat punt 13 behandeld wordt onder punt 15, punt 14 onder punt 13 en punt 15 onder punt 14. De ALV stemt ook met dit voorstel in.

De agenda wordt als volgt gewijzigd:
punt 10 van de agenda, voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement komt te vervallen;
punt 13 van de agenda, vacatures bestuur, wordt verschoven naar punt 15;
punt 14, vacatures commissie tuincontrole, wordt verschoven naar punt 13 en
punt 15, vacature commissie van beroep, wordt verschoven naar punt 14.

3. Mededelingen en ingekomen stukken

Waarnemend voorzitter deelt mee dat hij, gezien hij op deze vergadering met twee petten op zit, namelijk primair als penningmeester en secundair als waarnemend voorzitter, het gewenst is een technisch voorzitter in te zetten tijdens de behandeling van het financieel verslag. Leden gaan akkoord met deze gang van zaken en waarnemend voorzitter vraagt de aanwezige leden wie zich beschikbaar stelt voor de functie van technisch voorzitter gedurende de behandeling van punt 7 en punt 8 van de agenda. Mevrouw Lara Artz-Greven, de door het bestuur beoogde nieuwe voorzitter, stelt zich beschikbaar en wordt met instemming van de aanwezige leden benoemt tot technisch voorzitter voor de behandeling van punt 7 en punt 8 van de agenda.

Verder meldt waarnemend voorzitter het droevig nieuws dat het bestuur heeft bereikt, namelijk het overlijden van lid Mijndert Mur (tuinnummer 183). Namens de vereniging heeft het bestuur condoleances overgebracht aan de nabestaanden.

Verder zijn er binnengekomen:

Zeven afmeldingen voor deze vergadering;
één adreswijziging die voor kennisgeving wordt aangenomen met het verzoek aan de secretaris dit in het ledenregister te verwerken en een anonieme mail met als afzender “enkele wijze leden” betreft een ernstige beschuldiging aan het adres van een lid met het verzoek tot royement van betreffende lid. De waarnemend voorzitter heeft, omdat het bestuur niet ingaat op anonieme berichten, nu het verzoek gedaan aan de afzender(s) van deze mail zich bekend te maken indien bij deze vergadering aanwezig, zodat de ALV kan beslissen of dit punt wel of niet wordt geagendeerd. Aangezien zich niemand heeft bekend gemaakt, is besloten deze mail niet in behandeling te nemen.


4. Verslag ALV van 21 februari 2018

Waarnemend voorzitter behandeld per pagina het verslag van de ALV van 21 februari 2018 en vraagt de aanwezige leden of er op- of aanmerkingen zijn. Er zijn geen op- of aanmerkingen en het verslag wordt conform goedgekeurd en vastgesteld.


5. Jaarverslag over het tuinseizoen 2017 / 2018

Er zijn geen op- of aanmerkingen en het verslag wordt conform goedgekeurd en vastgesteld.


6. Verslag commissie tuincontrole

Er zijn geen op- of aanmerkingen en het verslag wordt conform goedgekeurd en vastgesteld.


Voordat verder wordt gegaan met de agenda draagt waarnemend voorzitter O.R. Punwasi "de voorzittershamer" over aan de technisch voorzitter, mevr. Lara Artz-Greven, die de vergadering gaat voorzitten tijdens de behandeling van punt 7 en punt 8 van de agenda.


7. Financieel verslag en inhoudelijke verantwoording

De heer Punwasi bedankt allereerst alle leden voor het opnieuw in hem gestelde vertrouwen in de functie van penningmeester. Hij deelt mee dat de administratie in tegenstelling tot de belofte om het in een boekhoudprogramma over te zetten, opnieuw in Excel is bijgehouden. Er is afgezien voor de keuze voor aanschaf van een boekhoudprogramma wegens de hoge kosten die hieraan verbonden zijn (ca. 35 euro per maand). Op 16 februari 2019 is de controle door de commissie kascontrole uitgevoerd. Meegedeeld is dat een deel van de afschrijvingen conform het verzoek van de leden van de ALV van 21 februari verlegd worden naar 10 jaar. Het betreft de container/verenigingsruimte en de pompen.

Het boekjaar 2017/2018 is met een negatief saldo van 513 euro en 5 eurocent afgesloten. Desondanks mag de vereniging zich op dit moment financieel gezond noemen. Het is echter wel nodig, gezien de jaarlijks stijgende kosten en noodzakelijke investeringen die gedaan zijn en nog gedaan moeten worden, om meer inkomsten te genereren om de continuïteit van de vereniging in de toekomst te kunnen waarborgen. Daartoe is het voorstel van het bestuur tot verhoging van de contributie en pacht en verhoging van de extra toeslag voor leden met een tuin groter dan 6 are. Ook zullen de complexkosten, met het oog op de toekomst, moeten worden gereduceerd door meer zelf te doen. Daartoe zal het bestuur ook voorstellen een eind te maken aan de vrijwillige deelname van leden aan de werkochtenden/middagen.

Tot slot is door een lid gevraagd nog iets toe te lichten over de post ´diversen´ op de begroting. De heer Punwasi antwoordt dat dit gaat over de verbouwing van de container tot verenigingsruimte en een slot voor de container van ca. 500 euro, hetgeen door de verzekeraar is vereist.

Verder zijn er geen vragen of op-/aanmerkingen en technisch voorzitter, mevrouw L. Artz-Greven, bedankt de penningmeester en geeft het woord aan de commissie kascontrole.


8. Verslag commissie kascontrole

Namens de commissie kascontrole neemt de heer van Loon het woord en deelt mede dat de commissie kascontrole op 16 februari 2019 controle heeft uitgevoerd en volledige inzage heeft gekregen in de administratie en de daarbij behorende onderliggende stukken. De commissie kascontrole heeft de administratie correct bevonden. Er is een goed overzicht. Namens de commissie kascontrole spreekt de heer van Loon zijn waardering uit aan de penningmeester voor de wijze waarop de administratie is gevoerd en adviseert de Algemene Ledenvergadering om de bestuurders decharge te verlenen voor het gevoerde beleid over het afgelopen boekjaar.

Met applaus van de aanwezige leden wordt het financieel verslag en de daarbij verstrekte toelichting en wordt het bestuur ontheven van elke aansprakelijkheid met betrekking tot het gevoerde beleid.

De technische voorzitter bedankt de commissie kascontrole en de leden en geeft het woord terug aan de waarnemend voorzitter.

Waarnemend voorzitter bedankt mevrouw Lara Artz-Greven voor haar bereidwilligheid de behandeling van de punten 7 en 8 van de agenda voor te zitten als technische voorzitter en zet de vergadering voort.


9. Benoeming lid/leden commissie kascontrole

De heer van Loon treedt conform afspraak af als lid commissie kascontrole en is niet herkiesbaar. de waarnemend voorzitter dankt de heer van Loon van harte voor zijn inzet en vraagt de aanwezigen  of iemand zich beschikbaar wil stellen voor deze vacature. De heer G. de Koning stelt zich beschikbaar. Tweede lid van deze commissie is de heer S. Sing. De ALV stemt in met de benoeming van de heren G. de Koning en S. Sing tot leden van de commissie kascontrole.


10.  Voorstel tot aanpassing van het huishoudelijk reglement

Dit agendapunt is komen te vervallen. Zie voor toelichting punt 2 van dit verslag.

 

Om 20.35 uur schorst waarnemend voorzitter de vergadering voor een pauze van 15 minuten, welke vergadering om 20.50 uur wordt hervat.


11. Voorstel tot aanpassing pacht en contributie

Zoals gebleken uit het financieel verslag is aanpassing van pacht en contributie noodzakelijk. Het voorstel zoals door het bestuur is voorgelegd is na enige discussie ter stemming gebracht. Bij deze stemming wordt het voorstel conform aangenomen met een meerderheid van stemmen.

Dit houdt in dat de contributie met ingang van het tuinseizoen 2019/2020 zal worden verhoogd van 20 euro per lid per jaar naar 25 euro per lid per jaar. De pacht zal met ingang van het van het tuinseizoen 2019/2020 worden verhoogd van 17 euro per are per jaar naar 20 euro per are per jaar en de toeslag voor leden met een tuin groter dan 6 are wordt met ingang van het tuinseizoen 2019/2020 verhoogd van 20 euro per jaar naar 25 euro per jaar.


12. Voorstel tot inrichting werkochtenden

Gebleken is tot nu tor, dat bij vrijwilligheid de opkomst van leden op werkochtenden erg laag is. De werkzaamheden worden nu door het bestuur en enkele leden verricht. Het bestuur vindt dit een ongewenste situatie. Onderhoud van de algemene gedeelten van het complex en de niet verhuurde tuinen is een taak voor alle leden. 

Om een beeld te krijgen wat de kosten zijn voor onderhoud aan de algemene gedeelten van het complex als wij het niet zelf doen, heeft het bestuur een offerte opgevraagd bij de firma Schlepers. De kosten voor het onderhoud van paden en bosranden, als wij het uitbesteden, komt neer op ongeveer 37 euro exclusief de BTW per lid per jaar.

Het bestuur acht het niet gewenst en is bovendien van mening dat het onverantwoord is om deze werkzaamheden uit te besteden. Wij zullen het met z’n allen zelf moeten doen. Daarom ligt nu een voorstel van het bestuur tot herinrichting van de werkochtenden/middagen en verplichtstelling tot deelname hieraan van ieder lid.

Er is enige discussie tijdens deze vergadering over dit voorstel. Dit gaat over de hoeveelheid mensen die tegelijk op een dagdeel aanwezig zijn en de vraag is of het bedrag zoals genoemd in het voorstel, wellicht niet te hoog is. Ook is opgemerkt dat sommige leden in het weekend werken en dus niet aanwezig kunnen zijn op een geplande werkochtend/-middag en of er genoeg rekening wordt gehouden met bijzondere omstandigheden van leden (bijvoorbeeld i.v.m. ziekte/invaliditeit en hogere leeftijd). Verder wordt gevraagd hoe het zit met de aansprakelijk voor eventuele voorvallen die plaatsvinden tijdens het verrichten van werkzaamheden op het complex op een werkochtend/-middag of een ongeval bijvoorbeeld.

Het bestuur geeft aan dat bij 6 werkochtenden en 6 werkmiddagen per tuinseizoen, totaal 12 dagdelen, er ongeveer 15 leden per dagdeel ingeroosterd zullen worden. Gezien de werkzaamheden die gedaan moeten worden op het complex, zou dit aantal prima passen. Over het bedrag meldt het bestuur dat dit is gebaseerd op de geschatte kosten per lid voor onderhoud aan de algemene gedeelten van het complex en de niet verhuurde tuinen als het moet worden uitbesteed.

Met betrekking tot de Leden die in het weekend werken en dus niet aanwezig kunnen zijn op een ingeroosterde werkochtend/-middag, deelt het bestuur mee dat deze leden op een ander moment ingeroosterd kunnen worden.

Voor wat betreft de bijzondere omstandigheden van leden (bijv. i.v.m. ziekte/hogere leeftijd) deelt het bestuur mee dat de taken voor deze leden in overleg met bestuur kunnen worden omgezet naar taken zoals bijvoorbeeld koffieschenken tijdens een werkochtend/-middag.

Met betrekking tot de aansprakelijk voor eventuele voorvallen die plaatsvinden tijdens het verrichten van werkzaamheden op het complex op een werkochtend/-middag of een ongeval bijvoorbeeld deelt het bestuur mee niet te hebben stilgestaan hierbij.

Er wordt voorgesteld door de leden dat het bestuur informeert of er een verzekering bestaat om deze risico’s af te dekken en indien een dergelijke verzekering bestaat, deze ook af te sluiten. De ALV stemt in met dit voorstel en het bestuur zal, indien er een verzekering bestaat die de genoemde risico’s afdekt, deze verzekering afsluiten voor de vereniging.

Het door het bestuur voorgelegde voorstel is na aanpassing van de door het bestuur voorgestelde financiële compensatie van 25 euro per gemiste werkochtend/-middag met een maximum van 50 euro per tuinseizoen naar 20 euro per gemiste werkochtend/-middag met een maximum van 40 euro per tuinseizoen ter stemming gebracht.

Bij deze stemming wordt het voorstel met in achtneming van de aanpassing van de financiële compensatie voor leden die niet kunnen of willen deelnemen aan minimaal 2 werkochtenden/-middagen per tuinseizoen aangenomen met een meerderheid van stemmen.

Dit betekent dat met ingang van tuinseizoen 2018/2019 er 6 werkochtenden en 6 werkmiddagen zullen worden ingepland en leden zullen worden ingeroosterd. Deelname aan minimaal 2 werkochtenden/-middagen per tuinseizoen voor ieder lid van de vereniging is verplicht. Wanneer een lid afzegt of niet aanwezig is geweest op een ingeroosterde werkochtend/-middag, zal betreffende lid dit financieel moeten compenseren. De financiële compensatie bedraagt 20 euro per gemiste werkochtend/-middag met een maximum van 40 euro per tuinseizoen. De aan de vereniging verschuldigde financiële compensatie wordt achteraf in rekening gebracht op de factuur van het eerstvolgende verenigingsjaar of eerder als betreffende lid gedurende het lopende jaar zijn/haar lidmaatschap opzegt.

De tuincontrole commissie maakt het rooster.


13. Vacatures commissie tuincontrole

De heer R. Anroedh heeft te kennen gegeven zijn functie als lid commissie tuincontrole neer te leggen. Hierdoor en met de voordracht van mevrouw L. Artz-Greven in de functie van voorzitter, zijn er twee vacatures binnen de commissie tuincontrole ontstaan. Voor één van de vacatures heeft zich mevr. A. Badloe-Bos beschikbaar gesteld. Voor de tweede vacature stelt tijdens de vergadering, na oproep van de waarnemend voorzitter, de R. Kasiemkhan zich beschikbaar als tweede lid voor deze commissie. Aanwezige leden stemmen in met de benoeming van mevrouw A. Badloe-Bos en de heer R. Kasiemkhan tot leden van de commissie tuincontrole.

De heer R. Anroedh (bestuurslid en oud lid commissie tuincontrole) stelt zich beschikbaar om deze nieuwe leden wegwijs te maken in hun functie.

Waarnemend voorzitter bedankt de heer R. Anroedh voor zijn inzet de afgelopen jaren als lid commissie tuincontrole en zijn bereidheid de nieuwe leden in te werken.


14. Vacature commissie van beroep

De heer S. Steijaert heeft te kennen gegeven zin functie als lid commissie van beroep neer te leggen. Hij wordt bedankt voor zijn inzet de afgelopen jaren en omdat hij zelf niet aanwezig is op de vergadering, zullen er maandag 25 februari bloemen en een kleine attentie bezorgd worden. Tijdens de vergadering geeft commissielid A. Rodjan ook aan zijn functie als lid commissie van beroep om persoonlijke redenen neer te leggen. Hierdoor ontstaan er twee vacatures binnen de commissie van beroep.

Voor één van de functies heeft de heer S. Badloe zich beschikbaar gesteld en is voor deze functie door het bestuur voorgedragen. De ALV vraagt wat de relatie is tussen de heer S. Badloe en mevrouw A. Badloe-Bos. Waarnemend voorzitter geeft aan dat het echtgenoten van elkaar zijn. De ALV geeft aan dat het niet gewenst is dat één partner in het bestuur zitting neemt en de ander partner in de commissie van beroep. Er kan een schijn van belangenverstrengeling ontstaan in deze situatie. Het bestuur beaamt dit, maar geeft aan dat er geen andere keus is, gezien er geen andere kandidaten beschikbaar zijn.

Waarnemend voorzitter geeft aan, gezien het feit dat de ALV de voordracht van de heer S. Badloe als lid van de commissie van beroep niet gewenst acht omdat zijn echtgenote, mevrouw A. Badloe-Bos, wordt voorgedragen als bestuurslid, dat het bestuur zich kan vinden in de stelling van de ALV en trekt de voordracht van de heer S. Badloe als lid commissie van beroep in en doet een beroep op de bij de ALV aanwezige leden om zich kandidaat te stellen voor de ontstane vacatures binnen de commissie van beroep. 

De heren G. de Koning en J. Dekker stellen zich beschikbaar en de aanwezige leden stemmen in met de benoeming van de heren G. de Koning en J. Dekker tot leden van de commissie van beroep.

Op de vraag van de heren De Koning en Dekker wie het derde lid van deze commissie is, geeft waarnemend voorzitter aan de naam van het derde lid niet paraat te hebben en hierop nog zal terugkomen.  (Hierover kan nu gemeld worden dat het derde lid van de commissie van beroep de heer J. Truin is).


15. Vacatures bestuur

De heer G. van Barneveld heeft de functie van voorzitter afgelegd. Ook de secretaris, de heer A. Berkers heeft aangegeven af te treden en zich niet herkiesbaar te stellen. Verder is er nog een functie van algemeen bestuurslid vacant. Er is door de waarnemend voorzitter dank geuit voor 6 jaren inzet van de secretaris en op maandag 25 februari zullen bloemen en een attentie bij de heer Berkers thuis worden bezorgd.

Mevrouw L. Artz-Greven heeft zich beschikbaar gesteld in de functie van voorzitter. Daarnaast heeft mevrouw S. van der Kaaij zich beschikbaar gesteld in de functie van secretaris en mevrouw A. Badloe-Bos in de functie van algemeen bestuurslid. Voor deze functies hebben zich geen tegenkandidaten gemeld.

Het bestuur stelt voor eerdergenoemde leden te benoemen in de voorgestelde functies.

De aanwezige leden stemmen in met de benoeming conform voorstel te weten:

Lara Artz-Greven in de functie van voorzitter;

Sanne van der Kaaij in de functie van secretaris en

Annemiek Badloe-Bos in de functie van algemeen bestuurslid.


16. Rondvraag / WVTTK

Er is een opmerking nogmaals over de werkochtenden/-middagen en de financiële sancties die hierop gezet gaan worden als het gaat over gehandicapte of zieke leden. Waarnemend voorzitter geeft aan dat het een uitgangspunt is, er kan in bijzondere gevallen ten allen tijde een gesprekje worden aangegaan om naar alternatieven te kijken.

Er is een vraag of nieuwe leden worden ingelicht in welk deel van de tuin de aardappels gepot kunnen worden. Dit is voor seizoen 2019 het derde gedeelte van de tuin dat aan de kant van Lelystad ligt. Dit word meegedeeld aan nieuwe huurders en ook bekend gemaakt op de website.

Verder zijn er geen vragen en waarnemend voorzitter maakt gebruik van de gelegenheid uiteen te zetten wat de belangrijkste doelstellingen van het nieuwe bestuur zijn voor de komende periode.

Het bestuur zal naast de dagelijkse aangelegenheden trachten de verenigingsruimte operationeel te krijgen en de aangelegde waterbronnen functioneel. Ook zal het bestuur een AVG opstellen. Dit is een door de wet opgelegde verplichting waaraan wij als vereniging moeten voldoen. Bovendien wilt het bestuur een visie op papier zetten voor de middellange termijn (2020-2025). Hiermee kunnen wij dan met bijvoorbeeld de gemeente in gesprek gaan om te bezien op welke wijze wij in samenwerking met de gemeente bepaalde zaken kunnen realiseren t.b.v. onze tuincomplex. Hierbij wordt dan gedacht aan bijvoorbeeld beveiliging, een omheining van het complex, elektriciteitsvoorziening etc.


17. Sluiting

De waarnemend voorzitter benadrukt nogmaals dat het besturen van een vereniging geen eenrichtingsverkeer is. Binnen een vereniging moeten wij, bestuur en leden, het samen doen en doet hiervoor dan ook een dringend beroep op alle leden om mee te denken en te doen. Tot slot dankt hij allen voor hun aanwezigheid en inbreng en wenst eenieder een vruchtbaar tuinjaar toe en overhandigt de bloemen en attenties aan de aanwezige afgetreden bestuurs- en commissieleden. Tenslotte wordt namens de vereniging een zakje pompoenzaden (pompoen Big Max) uitgedeeld aan alle aanwezige leden met de mededeling dat het bestuur dit jaar een pompoenwedstrijd organiseert.

Wie kweekt er de grootste pompoen??

De datum van de weging en de daaraan verbonden prijs zal nader bekend worden gemaakt op onze website.

De niet aanwezige leden kunnen, als zij ook willen meedoen, een zakje zaden ophalen bij het bestuur.


Om 21.45 uur sluit waarnemend voorzitter de vergadering en nodigt alle aanwezige leden uit samen een drankje te nuttigen in de kantine namens de vereniging.